Voor het financieel beheren van vastgoedcomplexen wordt een meerjarenonderhoudsbegroting opgesteld. Dit geeft de onderhoudsactiviteiten voor de middellange en lange termijn weer. Voor het uitvoeringsjaar wordt vastgesteld welke onderhoudsactiviteiten uitgevoerd gaan worden in het betreffende jaar. Omdat deze onderhoudsactiviteiten vaak normatief zijn opgesteld en over een lange tijd zijn voorspeld neemt de betrouwbaarheid na een aantal jaren snel af. Door een uitvoeringsopname worden de geplande onderhoudsactiviteiten, die volgens de meerjarenonderhoudsbegroting zijn begroot, gecontroleerd. Zijn de geplande maatregelen wel noodzakelijk of kunnen geplande onderhoudsactiviteiten doorgeschoven worden. Het kan ook zijn dat andere bouwdelen en bijhorende onderhoudsactiviteiten meer prioriteit vragen. Tijdens de uitvoeringsopname worden deze vragen beantwoord.

Vaak wordt de uitvoeringsopname gedaan door de uitvoerder van het onderhoud. Risico van deze wijze van uitvoeringsopname is de (vaak) subjectieve wijze van opnemen of er is onvoldoende expertise om risico’s op vervolgschades en dergelijke in kaart te brengen. Zeker in het geval van onderhoudsafspraken op basis van prestatie. De uitvoeringsopname dient als input voor de jaarbegroting en vraagt nauwkeurige gegevens over de exacte omvang, de locatie, restwaarde van cycli en zo nodig onderzoek na nadere oorzaken van gebreken. Deze gegevens hebben als doel om de onderhoudsactiviteit te preciseren, nauwkeuriger te begroten, risico en urgentie van de activiteiten in te schatten.

Er kan onderscheid gemaakt worden in twee soorten opnames. De uitvoeringsopname zoals die beschreven is en de ‘warme opname’. Bij de ‘warme opname’ spelen de bewoners een belangrijke rol. Het uiteindelijke renovatieplan wordt doorgesproken met de bewoners, bewonersbrieven worden verstuurd en routing en planning wordt afgestemd. Ook wordt duidelijk gemaakt wat de uitvoerder of begeleider van het onderhoud verwacht van de bewoners en wat de bewoners van hun kunnen verwachten.