‘Doorfluisteren…’
Het was een populair spel op de kinderfeestjes van vroeger. Je had er immers niets voor nodig en je kon de orkaan van geluid op een positieve manier stoppen. Doorfluisteren; het spel waarin je rond de tafel zat en de eerste in de rij een korte zin bedacht en het bij zijn buurman in het oor fluisterde. Dit ging door tot de laatste in de kring was bereikt. Deze had de geweldige taak om te vertellen welke zin hij in zijn oor gefluisterd had gekregen waarna die werd vergeleken met de oorspronkelijke zin. Vaak was het onvergelijkbaar. Het lijkt nostalgie, toch spelen we het spel nog steeds. Vaak zelfs, maar meestal onbewust. De bestuurder is de eerste in de rij en de vakman als laatste. Er is alleen één verschil: er staat nu wel iets op het spel.
Weloverwogen keuzes beginnen bij een professioneel beleid van de vastgoedbeheerder en worden gemaakt op drie verschillende niveaus: portfolio-, asset- en het propertymanagement. Theoretisch werkt het fantastisch maar de praktijk leert dat dit niet eenvoudig is.
Het belangrijkste doel van het portefeuillemanagement is de vastgoedsturing binnen het strategische voorraadbeleid. Het doel is namelijk (of zou moeten zijn) om een toekomstbestendige en een op de toekomst inspelende vastgoedvoorraad te creëren. Vastgoedsturing is de vertaling van de bedrijfsstrategie van de vastgoedbeheerder naar concrete vastgoedingrepen, nu meestal onder druk van een krimpende begroting
In het portefeuillebeleid worden keuzes gemaakt over de samenstelling van het bezit, de omvang en de geografische spreiding van de portefeuille en bepaald in welk deel van het bezit geïnvesteerd of juist gedesinvesteerd wordt. De analyses en de keuzes worden overgedragen aan de assetmanager. Hij beoordeeld de woningcomplexen met behulp van analyses van kengetallen waaruit onderbouwde beslissingen genomen worden over de wijze waarop de complexen aangepakt worden. Het integraal sturen van het vastgoed speelt een belangrijke rol in zijn keuzes. Hij moet immers de veranderopgave bepalen waarbij onderscheid gemaakt wordt in ‘het aanhouden van vastgoed (met kleine investeringen of met grote investeringen) of het afstoten van vastgoed (door verkoop of sloop). De veranderopgave wordt met bijhorende financiële analyses en verwachtingen overgedragen aan de propertymanager. De propertymanager werkt de veranderopgave concreet uit. Hij bekijkt de financiële kaders van de assetmanager en vanuit de bouwtechnische of onderhoudsingreep wordt een projectplan opgesteld. Het plan omschrijft duidelijke de verwachting en bevat een concrete vraag waardoor bouw- en onderhoudsbedrijven een compleet plan van aanpak kunnen indienen. Na de ingreep worden eventuele wijzigingen doorgegeven aan het portefeuillemanagement.
In de praktijk blijken de managementlagen in feite alleen een verdeling van verantwoordelijkheden. De verantwoordelijke voor het portefeuillebeleid geven de beleidskaders weer, waarbij dit te vaak gebeurt in een relatief en weinig concreet abstractieniveau. Projecten worden veelal gelabeld als ‘door exploiteren’ en soms getypeerd met aanduidingen als ‘opwaarderen’, ‘herbestemming’ of ‘differentiëren’. De assetmanager gaat daarmee nog te vaak vanuit zijn eigen analyses en inzichten aan het werk. Met differentiëren gaat hij ‘variatie aanbrengen in de woningvoorraad’ en bij het opwaarderen gaat hij ‘de kwaliteit verhogen van de bestaande woningvoorraad’. Uit zijn ‘analyses’ komen een aantal complexen voort waarin de kwaliteit verbeterd moet worden. De propertymanager als projectverantwoordelijke maakt weer op woningniveau zijn eigen keuzes. Keuzes gebaseerd op eigen kennis en ervaringen. beginselen en uitgangspunten.
Al met al wordt het beleid daarom niet centraal ontwikkeld maar op meerdere plekken in de organisatie. Ook zijn doelen meestal niet meetbaar geformuleerd niet in KSF en KPI beschreven om zo te kunnen monitoren en evalueren. Doorfluisteren in weinig concrete plannen, analyses of opgaves zijn het gevolg. Hierdoor ontstaat het risico dat de uiteindelijke keuzes in de bestaande woningvoorraad niet rendabel zijn of niets toevoegen voor de klant.
Laten we eens in een kring gaan zitten en de uitkomsten vergelijken met de oorspronkelijke doelstellingen.
